在當今由跨部門或地區的團隊處理複雜產品和服務的商業世界中，專案管理對於企業的成功變得更加重要。在過去的十年裡，看板在各級專案管理中的應用變得更加成熟，從而為企業帶來了強大的看板應用。

為什麼看板有效？

一張圖片勝過千言萬語，大腦處理視覺資訊的速度比文字快。視覺資訊佔進入我們大腦的資料的90%之多，我們的大腦似乎天生就喜歡視覺。 看板是一種利用視覺資訊力量的專案管理工具。它類似於在白板上使用便籤，並根據它們在流程中的位置來回移動。 這種視覺化幫助你真正 “看到 ”工作，並更好地理解其流程。它還能幫助團隊成員輕鬆地相互溝通，是一個促進持續改進和進化的系統。

看板的4個主要原則

1。工作視覺化：如前所述，看板是視覺化的，這是它的優勢。看板的視覺提示有助於團隊成員就專案的各個方面進行快速有效的溝通。 2。限制正在進行的工作：雖然多工處理有它的用武之地，但事實證明，它有時會拖累生產。當有太多的任務同時進行時，似乎沒有什麼能到達終點。工作進展限制，又稱WIP限制，有助於維持工作流程，從而在更短的時間內完成更多的工作。 3。保持流程：理想情況下，工作應該以均勻高效的方式從 “待辦 ”到 “進行中”再到 “已完成”。對這一流程的持續監控，以防止和解決工作被卡住的瓶頸情況，是維持正常流程的關鍵。看板的視覺化特性有助於鎖定瓶頸問題發生的位置和原因。 4。持續改進：看板有一個自然的、受歡迎的副作用——持續改進。團隊越多地利用看板來簡化他們的工作，他們就越能在滿足專案最後期限和目標方面持續改進。看板的意義在於將效率和生產力提高到一個新的水平。

如何使用看板進行專案管理？

將看板引入你現有的專案管理風格和技術是一個輕鬆且無縫的過程。看板不是一個破壞性的系統。相反，它利用已有的東西，並隨著時間的推移逐步改進，為任何特定的流程或專案創造最有效的方法。

1-視覺化和對映當前工作流程

這一步對成功至關重要。如果對目前的工作流程沒有準確的視覺化表述，你就不知道應該改進什麼或如何改進。在開始的時候，這將是一個反覆試驗的過程，直到你的團隊找到最佳位置。

2-監控流程

一旦工作在板上並正確分類，就該移動它了。理想情況下，工作應該從“待辦”到“完成”均勻高效地移動。 但現實生活中從來沒有完全實現理想，需要大量的實驗來找到最佳工作流程的基線。所以這一步在看板系統中不斷進行。 當你監控看板時，問問自己：“工作是如何流動的？”以及 “哪裡卡住了？” 記下哪些是可行的，哪些是不可行的，這樣你就可以在良好的流程基礎上進行改進，解決瓶頸問題。 開始觀察工作流程的一個好方法是每天和每週的例行會議。每天的會議應該解決眼前的問題和成就。這使你的團隊能夠實時調整流程，最佳化生產力。

3-限制進行中的工作（WIP）

對流程的監控自然而然會進入這一步。限制進行中的工作是看板的基礎。設定WIP限制有助於更有效地完成工作。任務被優先處理，在製品被限制，因此更多的工作到達終點。 限制正在進行的工作意味著有時團隊成員當前的工作量相對較輕，使他們能夠騰出手來支援其他成員完成他們的優先任務。當他們的特定任務被視為優先事項時，就會輪到他們接受團隊成員的幫助。 這種方法更加有效和精簡，有助於培養一個更有凝聚力的團隊，因為他們真的感覺到 “在一起”。

4-測量和改進

看板是一個不斷改進和進化的系統，以實現更高的效率和產出。實現這種持續改進的唯一方法就是不斷地測量它的進展情況並進行相應的調整。因此，回顧性的資料、討論和分解對於最大化看板的可能性至關重要。 如今市場充斥著太多的專案和任務管理工具。其中，看板已被證明是最簡單、最高效和最可定製的工具之一。 8Manage

視覺化看板系統

擺脫舊式固化的企業管理軟體的束縛，擁有廣度、深度及智慧化企業管理功能，快速提升你的業務能力。它具備業務流程和資料的高度結構性和完整性，是一個有助於實現活動和責任視覺化、促進日程安排和進展管理的管理系統。 ​看板功能包含專案、資源、問題、可交付成果等看板，可讓你快捷檢視專案情況，對於監控專案各階段的細節非常方便。在正確構建、管理和執行的基礎上，看板充當實時的資訊儲存庫，並在系統內重點突出瓶頸問題以及可能妨礙工作實踐順利開展的其他問題。該系統綜合實時交易和看板的優勢和特點，確保每一個專案過程中資訊視覺化、資訊一致性以及資訊動態同步性。 從簡單的任務管理和專案計劃到複雜的資源和專案組合管理，看板可以幫助你改善協作並提高工作速度，使你和團隊能夠完成更多工作，從而使企業提高生產力與質量、減少浪費。

釋出於：廣東