在《績效管控,打好新年企業開局仗》上篇中,閆老師分享了績效目標分解與標準設定的方法,但目標最終能否實現,有效執行是關鍵。今天繼續帶大家聊聊績效計劃如何有效執行與修正。
(文章由雲學堂社群系列直播課程《2021績效管控,打好新年企業開局仗(下)》整理而成)
分享 | 閆偉(國家認證高階人力資源管理師)
編輯整理 | 雲學堂
績效計劃制定落地的PDCA
PDCA迴圈是一個科學的工作方法,它要求把各項工作按照(計劃)作出計劃、(執行)計劃實施、(檢查)檢查實施效果、(修正)將成功的納入標準,不成功的留待下一迴圈解決去實施。我們的績效管理只要按照PDCA迴圈行動,就能保證真正落到實處。
績效計劃制定的要素:5W2H
【5W】
what
(目標)
:什麼事,目標是什麼?要做什麼?
who
(人選)
:誰來執行、完成、負責。
when
(時間)
:何時開始?何時結束?何時檢查?什麼時機適宜?
Where
(地點)
:何處?在哪裡開始?哪裡結束?從哪裡入手?
why
(傳達)
:為什麼要這麼做?必要性是什麼?有沒有更好的辦法?
【2H】
how
(程式)
:如何做?用什麼方法做?
howmuch
(標準)
:多少?做到什麼程度?數量如何?質量水平如何?費用產出如何?要讓計劃就能夠有效地執行,這七個要素缺一不可。
績效計劃怎樣有效執行
1. 績效計劃的有效溝通
績效計劃制定出來以後,如何溝通才能讓員工有效執行?
第一,考核者需向員工說明5個方面:
部門整體目標和計劃、被考核者的工作標準、各項指標的權重分佈、完成的期限如何確定、如何評價目標的完成。
第二,被考核者需反饋:
對目標與計劃的認識、設想將如何完成工作、對所承擔工作的疑慮、需要哪些資源和支援。
如果員工能講清楚這四個方面的問題,就證明他對工作已經完全理解,日後他的執行力也會加強。
2. 計劃執行的行動保證
無論是員工還是管理者,執行計劃時都需要有四個行動的保證。
清楚瞭解意圖
精心準備資源
機智克服困難
有效彙報工作
其中,有效的彙報工作很關鍵。上級能夠透過工作彙報瞭解你的工作進展,並給予一定的資源支援;同時也能更好地瞭解你的工作能力。
3. 計劃怎樣轉為執行
把計劃有效轉化為執行,給大家四個建議
把每天要做的工作列一份清單;
確定這些事情的優先次序;
按順序做完第一件事,打勾後再做第二件;
每天都這樣做,養成好的習慣。
這其中,識別工作的優先次序,我們可以利用四象限工作原理,又叫艾森豪威爾工作法,就是把你要做的事,按照重要和緊急兩個維度分為四個象限,然後用不同的對策去解決。
重要緊急的事→要立即去做;
重要不緊急的事→定出時間再去做;
緊急不重要的事→授權讓別人去做;
不重要不緊急的事→打發時間時去做。
談到第三象限中的授權,建議管理者們要做“牧羊式”的管理,而不是“牽牛式”的管理。
“牽牛式”的管理,牛(員工)被牽制得很痛苦,放牛人(管理者)也會很勞累。“牧羊式”的管理,牧羊人(管理者)緊隨羊群(員工)之後,允許羊群(員工)在既定範圍內充分發揮自主性,牧羊人(管理者)和羊群(員工)各自也都更輕鬆自在。
我們把每天的工作按照四個象限去區分,在執行工作的時候就會更加遊刃有餘,有條不紊。
如何有效檢查監控
要想保證績效目標的實現,檢查的過程必不可少。檢查是控制過程的手段,同時也是考查員工執行力的一種方式。
檢查的五定原則:定時、定點、定人、定量、定責
,確定好什麼時間檢查、在哪一個工作節點上檢查、誰去檢查、檢查的工作量有多大、責任由誰來負。
檢查的節點就在於“兩會”——班前會,班後會。即在一天的開始和結束進行激勵、監控和檢查。當遇到重大工作專案時,可以用到三每、三對照,每人每天每件事,對照目標、過程和結果。
在控制進度方面推薦一個有效工具:
甘特圖
。
將一個專案拆分成具體的每個步驟,並在圖表裡清晰羅列出所有活動,每項任務需要花費多長時間,由誰來完成,以及實際上一天能夠幹多少工作,什麼時候人員能夠到齊等等,都可以透過甘特圖詳細的按照專案活動間順序排列好。
在計劃進度設定好之後,如何確保工作如期進行?五個小建議:
建立階段性的目標;
每天檢查工作進度和工作質量;
確定“瓶頸”所在,密切給予特殊關注;
走動管理,時刻觸控業務進行的脈搏;
如果遺漏了某個影響進度的問題,立即採取行動進行彌補。
當工作跟不上進度怎麼辦?我們可以採取如下措施:
馬上通知直接上級;
報告問題時要有補救行動的計劃;
找出引起延誤的原因所在;
整合資源,立即進行調整;
召開部門會議,徵求大家的建議;
如果不能糾正整個問題,就尋求妥協的方法;
如果別無他法,就向高階管理層提交一份修訂過的日程表。
總之,我們做績效管理的過程中,有了好的目標和標準只是第一步,還要和員工進行有效溝通,保證執行並發現問題、及時修正問題才能真正把績效管理落實到位。