導語：

今天，領導讓江昕在公司微信群裡發一個培訓通知，寫完先給領導看一遍，合格了再發。江昕寫

的

大概內容是這樣的：

通知

請各門店經理通知店員，於明天早上九點到總部集合，參加拓展培訓。

領導看了以後，讓她反覆重寫了好幾次。要麼格式有問題，要麼沒有明確參加人員，要麼沒說明重點……

她悄悄跟我訴苦：我到底該怎麼寫啊，寫了那麼多遍都過不了，眼看領導要求交付的時間又要到了，我真不知道該怎麼辦，領導怎麼那麼苛刻啊。

其實不只是通知，在工作中，經常會遇到很多類似情況，包括郵件、申請、和同事的交流資訊等等，寫的內容，不能讓對方滿意，或是對方不理解，又需要多次的溝通，還有可能失去對方的信任。這都是因為我們沒有考慮對方的感受，沒有考慮寫作的邏輯，總是以自己的思維在寫，甚至就像平時聊天一樣，想到什麼寫什麼。書面和語言的表達，其實還是有很大差別的。書面的表達，要記住這條規律：為什麼寫，寫什麼，怎麼寫，只有按照這個思路，才能讓自己寫的內容被對方接受。

我在提筆寫之前，總要給自己提出三個問題：我想寫什麼，如何寫，以及怎麼寫。——（前蘇聯作家）高爾基

那麼我們怎樣才能讓自己寫的文案高效呢？

日本作家嶋田毅寫的《商務文案寫作》這本書，專門針對在職場想要提高商務寫作能力的人，解答了不知道怎麼寫、寫什麼、寫不出精練的文章、無法高效寫出文章，不會改善文章這些問題。

一、寫之前先弄明白為什麼寫、要達到什麼目的

1、 從讀者的需求角度出發

如書中所說“沒有人讀的文章毫無意義”。最好的文案，就是簡潔、明瞭，讓別人一目瞭然（所見即所得）。本文開頭的通知，相信任何人看了都是一頭霧水，所以，發了通知後，肯定還要回答很多人的各種問題。

比如，制定一下公司的薪酬制度。這個制度是給員工看的，同時又是為了公司發展的，所以，除了單純的提成外，還要有晉升、考核項等。

舉例：

XX公司員工薪酬制度

一、 基本工資（每個崗位的工資詳細說明）

二、 提成制度（對每個級別、臺階獎勵等詳細說明）

三、 晉升制度（主要是為了讓員工知道自己在這裡工作，透過努力，能得到什麼發展）

四、 績效考核（獎懲制度要明確）

員工看薪酬制度，主要想了解的就是怎樣賺錢和怎樣不被扣錢。所以，要針對讀者需要了解的內容詳細說明

2、 自己的目的是什麼

寫得再多，如果自己的目的沒達到，那麼就算你行文再怎麼優美，也是白搭。商務文案不是文學作品，說清你的目的才是關鍵。

舉個書中的例子：

請推薦管理教科書

（省略問候語）

這次我被選拔為公司內部職位調動的管理培訓決策成員。鑑於我公司的情況，我尤其重視的是管理培訓面對的從主任到課長、部長助理等30-45歲之間的中層領導。

首先，我自身作為企業的管理層，深深的理解體系和“核心”。

所以，眼前浮現出博學多識的XX先生的容顏，特發郵件請教。

請您一定不吝賜教，關於管理的書籍，還請您推薦3本企業的中層管理人員一定要看的書。可能很難集中挑出3本書，但這裡還是大膽

的

請您給予推薦。

另外，這個請求確實有些自私，除了以上3本，還請再推薦7本“再讀讀這些也不錯的書。

最多隻閱讀10本，我並不認為可以理解管理，但距離秋季的中層研修時間不多了，所以，想先按照優先順序閱讀排在前面的書籍，以提高自己的理解水平。

百忙之間，打擾了，希望能得到您的幫助。

請多多關照。

這篇郵件，主要是為了讓XX先生給他推薦幾本書，而且按優先順序推薦，顯然這樣寫下來，更容易達到自己讓別人推薦書的目的。

3、 關鍵要素有哪些

有幾個因素要考慮：What（什麼事）、Why（為什麼）、When（什麼時候）、Where（地點）、Who（參與人員）、How（怎麼做）。

以開頭那個通知為例，我們看一下，比較好的通知該怎麼寫

自強·突破—提升培訓通知

為了調動員工的積極性、開發潛能、加強主動意識、提升團隊協作能力，特開展以下培訓，具體通知如下：

【參訓人員】所有銷售人員

【參訓時間】8月3日-8月4日（週一至週二）

【集合時間】8月3日 早8：20

【集合地點】XX路47棟（公司總部樓下）

【具體時間安排】

【溫馨提示】

<著裝要求>

1、第一天，著便裝（運動服、運動鞋）；第二天，著正裝（西裝、領帶、工牌、司徽、皮鞋）；

2、公司統一配發一件T恤，請妥善保管，培訓結束後交回。

<物品準備>

1、黑色簽字筆2支，筆記本一本；

2、洗漱用品、雨具、換洗衣服、本人常用藥（如：過敏藥、腸胃藥等）；

3、不允許攜帶管制刀具、大功率電器、貴重首飾、撲克、零食、等娛樂設施，手機、錢包等自行保管，丟失後果自負。

< 注意事項>

1、活動開始後，不得擅自離開團隊，發生任何狀況均須報告，獲准後方可執行；

2、若您有家庭病史，以及您曾經或現在存在重大疾病，必須如實向班主任請假。

有任何問題請及時聯絡：

王XX Tel： 1xxxxxxxxxx

這樣看起來，是不是更加清晰明瞭？時間、地點、人物、主題等等，都已經表達清楚，寫的人將資訊表達得很清楚，看的人也能完整

的接

收到所資訊。

二、寫什麼

1、讀者要什麼

“溝通效果由接受方決定”，所以，當我們寫出來以後，我們自己先讀一遍，是否能讀懂。如果自己讀起來都很吃力，那就證明不是一個好的文案。

2、你要傳達的資訊是什麼

將你要表達的意思，用讀者最容易接受的方式表達出來，贏得對方的認可和支援。

寫作而沒有目的，又不求有益於人，這在我是絕對做不到的。——（俄國作家）列夫·托爾斯泰

下圖以一個培訓講師的邀請函為例

這個邀請函，既表達了對講師的尊重，讓別人更容易接受，同時自己的資訊也傳達得很清楚。我想，除非對方真的有事脫不開身，那是不會拒絕的。

三、到底怎麼寫才能讓文章通俗易懂

1、注意結構

我們常用的結構有：總分總、總分、遞進式、並列式。其中總分總和遞進式結構是用得最多的。

總分總：一開始闡述基本觀點，再分開用不同的論據去說明，最後再總結全文的觀點。舉個簡單的例子：

如何提高員工留存率

開頭大概說一下目前員工留存率資料，然後闡述自己的觀點：要提高員工留存率，需要從企業文化、提升中層管理能力、最佳化管理方法等方面入手。

一、企業文化如何做

二、如何提升中層管理能力

三、最佳化管理方法幾點

總結：員工的留存，和公司的制度和方法有很大關係，要想留住員工，就要從企業文化、提升中層管理能力、最佳化管理方法這幾方面下功夫。

遞進式：大致來說，就是“是什麼、為什麼、怎麼辦”。這種常用於解決問題的文案。就比如我現在寫的這篇文章，用的就是遞進式結構。

2、注意排版

我們這裡說的是商務文案，而不是小說或者美文。能不能吸引別人看完，排版非常重要。排版表現的是文章的邏輯。就拿我們寫文章來說，要有大標題、小標題。如下圖所示：

就像寫議論文，每個觀點下面，用論據來證明。實際上，別人並沒有時間仔細

的

閱讀你的文章，所以，只能靠排版來吸引別人的注意，重要的標題和論點要加粗來突出。

這樣的文章，讀起來層次感清晰，而且也突出了重點，可讀性更強。

3、內容的表達

要注意以下幾點：

1）內容要有說服力：從事實出發，客觀、明確的表達自己的主張，必要時，加上資料。

2）聚焦重點：無需寫太冗長的詞句，要聚焦，緊扣主題。所有的內容，都是為了達到你的目的。

3）簡潔易懂：用別人能看懂的方式去表達，如果你寫了一大堆，最後別人看得一頭霧水，那等於前功盡棄。讓別人看得輕鬆的文案，才是成功的文案。

書中案例：

緊急建立用於收集市場反饋資訊的制度

研究結果，我們公司應該緊急強化用於收集市場反饋資訊的制度，應該忙建立具體的制度。

一、和顧客相互作用的制度不夠完善

我公司沒有戰略性地有效利用“顧客諮詢視窗”。

沒有配備瞭解市場的優秀人才。

大型索賠之外的索賠都是現場處理，沒有彙報給其他部門。

和我們公司的顧客之間的相互作用受到限制。

主要透過明信片收集顧客心聲。

除此之外的顧客資訊主要是透過線上聽證會。

……

很明顯已經有企業開始著力建立和顧客相互作用的制度。

競爭對手X公司已經徹底地改革了“客服中心”，開始重點分配經營資源。

競爭對手Y公司已經大張旗鼓地開始在網站上設定公示板來刊登顧客的聲音。

這樣寫，邏輯和主張就非常明確，而且用了其它公司的論據，明人也能看懂。

4、修改

寫完後至少看兩遍，竭力將可有可無的字、句、段刪去，毫不可惜。（魯迅）

修改，是文章最後一部，也是至關重要的一步，把自己當作讀者，反覆多讀幾遍，看語句是否通順，將重複的、可有可無的字、句刪除。最好的方法是：寫完之後先放一段時間，讓自己放鬆一下，再反覆閱讀和修改。

總結：《商務文案寫作》這本書，作者舉了大量的例子，可供讀者一邊學習方法論，一邊參照例子，能讓讀者更好的理解，掌握商務文案寫作的基礎。

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