一般來說，使用電子採購解決方案來理解採購部門所面臨的眾多問題沒那麼困難。實際上，一個通用的電子採購解決方案，比如備受好評的

8Manage SRM

，是建立企業自己的採購系統的最佳起點。

作為一個專業的電子採購系統，8Manage SRM涵蓋從招標、競價、採購訂單、採購合同執行到供應商績效評估的全面管理，幫助企業實現電子化、資訊化的採購流程和供應商協同管理。下面以它為例，為你介紹電子採購系統必備的四個基本功能。

1、自動建立採購訂單

當前挑戰：

大多數採購活動都是由紙張驅動的。採購團隊可能會花費大量的時間來識別和分類檔案，然後再轉交給適當的人或部門。

已批准的採購申請手動轉換為採購訂單時，會出現不準確和錯誤等問題。這項看似無害的任務不僅繁瑣，而且會增加勞動力成本並大大延遲流程。

理想解決方案：

自動建立採購訂單是採購團隊在8Manage SRM採購系統中尋找的一個關鍵功能。與其手動建立每個採購訂單，不如在請購單被批准後自動建立一個採購訂單。這樣，你的團隊就不再需要授權和手動鍵入每一個採購訂單。

2、轉換採購申請

當前挑戰：

採購請求不必專門針對單個專案。雖然業務實踐各不相同，但由於手動資料輸入的成本和錯誤率非常高，一些企業只獲取這些單獨採購訂單的基本摘要資訊。一些採購團隊嘗試透過資料輸入操作員團隊手動轉換專案、單價、數量等行詳細資訊。即便如此，勞動力成本和積壓工作仍創歷史新高。

理想解決方案：

如果你的技術解決方案不能提供一個更好的替代方法，將細列專案手動轉換為採購訂單，那麼它對你的採購團隊沒有用處。自動化的8Manage SRM採購系統透過更快、更準確地檢索資料，為每個細列專案建立一個單獨的採購訂單。

系統自動觸發建立與請求中行專案數量相同的採購訂單。資料採集和轉換的自動化，將減少成本並提高你的採購團隊的生產力而無需增加人員。

3、三向匹配

當前挑戰：

採購訂單是由你的採購團隊建立併發送給賣方的，而發票是由供應商準備並交付給買方的。

採購訂單向供應商顯示預計在特定日期以什麼數量和價格交付哪些物品。發票只是賣方向買方發出的提醒，提醒買方為已交付的物品付款。

雖然二者缺一不可，但如果這兩份檔案與請購單不一致，就會帶來麻煩。手動匹配這些檔案可能是一項耗時的任務。這個過程中的效率低下會直接影響企業的現金流。

理想解決方案：

一個好的採購軟體應該自動執行三向匹配過程，而不需要任何人工干預。當它在三份檔案之間進行徹底的匹配時，任何和所有的差異都會被軟體標記出來，以便在啟動付款流程之前進行審查。

在8Manage SRM，企業可以透過自動三向匹配來控制隱秘採購，該匹配將發票與採購訂單和 GRN 進行比較以確保一致性。這樣不僅降低處理成本，還可以讓你的採購團隊將更多的寶貴時間用於處理更重要的任務，而不是執行常規的行政任務。

4、供應商管理

當前挑戰：

由於軟體和手動流程的脫節，一些企業如今在供應商管理方面面臨著問題。供應商管理有太多的利益相關者，可見性的缺乏和孤立的資料會導致流程上的差距，並使重要資訊在文件流程中丟失。

如果買方未能正確審查其潛在供應商、監控其績效並透過適當的檔案確保安全，則可能導致合規問題並危及與供應商的業務關係。此外，由於供應商管理不是一個單一步驟，每個階段的管理都不能只用普通的電子表格來完成。

理想解決方案：

如果你的採購解決方案執行與電子表格相同的任務，那麼它對你的採購團隊將毫無用處。一個單純的電子表格程式既不能驗證供應商，也不能使現有的供應商基礎合理化。

8Manage自動化的供應商管理系統提供一個供應商中央資料庫，跟蹤供應商的歷史，付款和交貨條件，一目瞭然。有了供應商管理自動化，採購團隊不必在電子郵件中搜尋機密的付款資訊，也不必手動更新供應商的聯絡資訊。8Manage SRM採購系統將收集和維護準確的供應商資訊，使供應商管理過程變得輕而易舉。

總結

工作的未來是自動化，採購流程也不例外。德勤全球首席採購官研究清楚地表明，企業希望實現採購流程的自動化，只是為了將團隊的責任從行政工作轉移到戰略任務。

為企業挑選電子採購軟體並不簡單，參考上面四個基本功能會使你的決定更容易一些。像8Manage SRM這樣的端到端電子採購系統提供了上述功能以及更多豐富功能，還具備實現成功採購管理所需的100%可見性、內部控制和和流程效率。

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